Від електронного шлюбу до віртуального нотаріату: які державні сервіси переходять в онлайн-формат.

У період повномасштабної війни Україна не лише зберегла рівень цифрових державних послуг, але й була змушена прискорити їх розвиток у порівнянні з мирним часом. Незважаючи на постійні кібератаки та руйнування інфраструктури, країна утримала статус одного з провідних світових гравців у сфері цифрової трансформації та входить до числа держав, які демонструють найбільш стрімкий прогрес у міжнародних рейтингах електронного урядування та онлайн-послуг.

Під час війни попит на зручні віддалені сервіси значно зріс: мільйони українців опинилися не лише в інших містах, а й за кордоном. Однак потреба в оперативному вирішенні правових питань залишилася актуальною. Юридичні послуги, такі як реєстрація актів цивільного стану, нотаріальні дії та доступ до реєстрів, стали найбільш запитуваними серед користувачів.

Про те, які цифрові послуги вже сьогодні доступні українцям у різних країнах світу, як ними скористатися, які нові можливості готуються до запуску найближчим часом, а також про заходи безпеки ZN.UA поспілкувалось із заступницею міністра юстиції з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Ольгою Рябухою.

Шановна Ольго, однією з найбільш помітних онлайн-сервісів, які пропонує Міністерство юстиції, є електронний шлюб, який був запроваджений рік тому. Яким чином він працює сьогодні?

На даний момент у нас діють три цифрові офіси, які здатні одночасно проводити 13 урочистих церемоній одруження в Києві, 10 у Дніпрі та 5 у Львові. Це означає, що щодня ми можемо зареєструвати понад 300 шлюбів. Завдяки нашим послугам, станом на 1 грудня 2025 року, онлайн уклали шлюб 26 231 пара.

-- Як саме це відбувається? За допомогою якого сервісу?

За допомогою онлайн-комунікаційної платформи Webex ми отримали 100 ліцензій на п'ятирічний термін, вартістю всього один долар за кожну. Це, на мою думку, є значним внеском у цифрову трансформацію нашої країни і безпрецедентною благодійною ініціативою з боку Webex.

Відбувається все так: людина заходить у мобільний застосунок "Дія", ініціює подання заяви, другий із майбутнього подружжя її підписує. У процесі формування заяви автоматично перевіряються відомості про паспорти, податкові номери пари. Уточнюється кілька питань, наприклад, яке прізвище обирає кожен у парі після одруження; адреса, за якою потрібно буде надіслати свідоцтво про шлюб. Здійснюється оплата, і після цього заява з порталу або мобільного застосунку "Дія" летить до нас -- до Державного реєстру актів цивільного стану. Її опрацьовують державні реєстратори, які працюють у цифрових офісах. Здійснюється перевірка, і в обраний молодятами день і час відбувається відеоконференція. У нас є спеціально залучені ведучі, які, власне, проводять весільну церемонію, та співробітники ДРАЦС, які перебувають за кадром, але саме вони перевіряють заяву, цифрові підписи й те, чи онлайн зайшла саме ця пара, -- звіряють цифровий вираз обличчя пари з біометричними відомостями. Це важливий момент. Безпосередньо державний реєстратор, який перебуває за кадром, фінально формує актовий запис про шлюб і роздруковує свідоцтво, яке далі поштою направляється парі за вказаною адресою.

І чи є свідки, як це відбувається насправді?

-- Свідків немає. Виключно пара. Оскільки ми звіряємо цифровий образ обличчя, важливо, щоб саме ця людина була присутня в кадрі. І свідки як такі нам не потрібні.

А що скажете про той часом сумний підсумок шлюбу — розлучення?

Цей сервіс ми активно розробляємо вже тривалий час. Попередньо плануємо випустити бета-версію приблизно в лютому-березні 2026 року. Технічна розробка вже на завершальному етапі. Сервіс буде призначений виключно для пар, які не мають спільних неповнолітніх дітей або майнових суперечок. У випадку наявності таких обставин процедура проходитиме через суд.

-- У таких випадках, наскільки я знаю, онлайн можна скористатися послугами Електронного суду.

Це всього лише процес подачі заявки, який працює на дещо іншому принципі. Варто зазначити, що заявка не генерується автоматично в електронному форматі; натомість, особа самостійно її оформлює, підписує електронним цифровим підписом, потім завантажує та відправляє через платформу "Електронний суд". Отже, це абсолютно інша система.

Проте слухання справи може проходити без фізичної присутності в суді, а також без онлайн-участі сторін.

У рамках окремого провадження це може бути здійснено, якщо особа звертається з таким проханням і немає конфлікту щодо встановлення місця проживання дітей. Однак, варто зауважити, що це не автоматизований сервіс, а скоріше ручний процес.

На жаль, ця інформація поки що не узгоджена з ДРАЦС. Якщо особа бажає, щоб у "Дії" відображалося, що вона більше не перебуває в шлюбі, їй потрібно отримати рішення суду в паперовому вигляді та особисто звернутися до ДРАЦС.

-- Насправді суди, відповідно до законодавства, мали б відправляти свої рішення до органів ДРАЦС, які б складали актові записи про розлучення та вносили їх до реєстрів.

Які інші онлайн-послуги доступні і як можна їх використовувати?

Весь спектр бізнес-сервісів, починаючи з реєстрації фізичних осіб-підприємців, користується великою популярністю. У нас є цілий ряд послуг: від відкриття ФОП і внесення змін до реєстраційних даних (наприклад, додавання нових видів діяльності) до закриття бізнесу; реєстрація товариства з обмеженою відповідальністю за модельним статутом; а також перехід на діяльність за цим статутом. Нещодавно ми запустили бета-тест ще двох нових сервісів: автоматичну реєстрацію громадських організацій на основі модельного статуту та можливість переходу вже існуючих організацій на модельний статут.

Послугами у сфері бізнесу українці скористалися вже понад два мільйони разів. Це суперпопулярні сервіси, до того ж повністю автоматичні, тобто здійснюються без участі реєстраторів. Водночас рівень задоволеності користувачів -- 97%. Рівень конверсії (відношення кількості всіх заяв до кількості успішно зареєстрованих) -- 99,8%.

Цей сервіс, до речі, став першим, який було реалізовано в "Дії". Він виділяється своєю унікальністю, адже має складну і багатогранну структуру. У його складі зібрано 10 різних послуг.

На даний момент e-Maliatko працює в повному обсязі. Цю послугу вже використали більше 732 тисяч українських громадян. Спільно з Мінцифри ми плануємо вдосконалити цей сервіс. У нас давно є задум зробити його проактивним.

На сьогоднішній день не існує значних комплексних проактивних сервісів. Єдине, що можна частково віднести до проактивних, це житлова субсидія, а точніше її автоматичне продовження — коли людині пропонують продовжити субсидію за умови, що її обставини залишилися незмінними.

еМалятко ми, по-перше, хочемо запустити через мобільний застосунок "Дія". Наразі послуга є тільки на вебпорталі, а вебпортал і мобільний застосунок -- це по суті дві окремі екосистеми.

По-друге, на сьогоднішній день процес надання послуг через еМалятко реалізується за заявницьким принципом, що означає, що батьки повинні самостійно подавати заявки. Ми плануємо змінити цю систему. Держава має доступ до інформації про дату народження дитини, адже в електронній системі охорони здоров'я НСЗУ з'являється відповідний медичний документ. Ми знаємо, що дитина з'явилася на світ у певному пологовому будинку, і хто її батьки. Тому ми хочемо проактивно пропонувати батькам можливість зареєструвати народження дитини, а також надати їм інші необхідні послуги. Наприклад, допомогти оформити податковий номер для дитини, забезпечити декларування місця проживання, надати популярні соціальні виплати або оформити закордонний паспорт громадянина України. Ці послуги можуть бути запропоновані державою проактивно, адже ми знаємо, що вони, найімовірніше, знадобляться молодим батькам. Це і є суть реформи.

Цікаво, які саме послуги пропонує еМалятко і які з них вже функціонують, хоча й не в активному режимі?

-- Оформлення свідоцтва про народження; отримання пакунка для новонародженого; фінансова підтримка при народженні дитини; встановлення походження дитини; присвоєння унікального номера запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (УНЗР); отримання податкового номера; призначення допомоги для багатодітних родин; реєстрація місця проживання; внесення до реєстру пацієнтів Міністерства охорони здоров'я; визначення громадянства, якщо лише один з батьків є громадянином України.

Яка ваша думка про сервіс еМалятко для українців, які перебувають за межами країни?

Це у наших найближчих намірах. Звичайно, еМалятко в такому випадку не буде діяти проактивно. Ми маємо на увазі дітей, чиї батьки є громадянами України, але вони з'явилися на світ за межами країни. В умовах повномасштабного конфлікту ця послуга набуває особливої важливості.

У співпраці з Міністерством цифрової трансформації та Міністерством закордонних справ ми працюємо над новою концепцією і алгоритмом, які дозволять батькам зареєструвати свою дитину в Україні за закордонними свідоцтвами про народження. Цей процес не буде повністю автоматизованим, але включатиме оформлення закордонного паспорта для дитини, присвоєння їй податкового номера та інші важливі етапи. Мета цього проекту — забезпечити, щоб у майбутньому ці діти, коли виростуть, могли мати зв’язок з Україною і отримувати українські паспорти. Це один з ключових напрямків нашої роботи.

А що робити, якщо дитина з'явилася на світ під час окупації? Чи мають батьки можливість отримати ці послуги?

Очевидно, що ці батьки, ймовірно, мають при собі як мінімум медичні документи, а можливо, навіть свідоцтво, видане окупаційною адміністрацією. У практиці Європейського суду з прав людини існує термін "намібійський виняток". Він передбачає, що на території, контрольованій окупантами, можуть визнаватися документи, видані ними, які підтверджують факти народження, смерті або шлюбу, за умови, що є достатня кількість доказів. Це питання стало критично важливим для нас з 2014 року. Наразі процес визнання цих документів відбувається через судову систему, де суддя оцінює всі наявні докази.

Спроби спростити цю процедуру й зробити так, щоб органи ДРАЦС реєстрували самостійно, були неодноразово з 2014 року, але ризики занадто великі. Якщо у разі фейкового народження ризик -- нецільове використання державної допомоги, то фейковим встановленням смерті, наприклад, можуть скористатися топтерористи, аби уникнути міжнародного розшуку. В умовах повномасштабного вторгнення це -- наче відчинити скриньку Пандори.

-- Як щодо державної реєстрації права власності?

У нашій країні існує дві основні електронні послуги, які активно використовують громадяни: отримання витягу з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (ДРРП) та внесення права власності до цього реєстру. Цей реєстр функціонує з 2013 року, тож значна частина нерухомості, що була придбана, продана або приватизована до цього часу, не відображена в ньому. Це питання є надзвичайно важливим, оскільки при подачі заявки на еВідновлення, якщо майно зазнало пошкоджень або було знищене, дані про нього перевіряються в ДРРП. Якщо інформація про право власності відсутня, її необхідно внести до реєстру. Тому ми звертаємося до громадян із закликом скористатися цією електронною послугою.

На жаль, існують певні труднощі. Це пов'язано з тим, що дана послуга не має узгодження з Бюро технічної інформації (БТІ). Мій власний досвід її використання стосовно нерухомості в Києві виявився невдалим: на запит державного реєстратора БТІ протягом передбачених 30 робочих днів не надійшло жодної відповіді. Наскільки мені відомо, подібні ситуації трапляються досить часто. В ЦНАП мені пояснили, що оскільки БТІ є комунальним підприємством, вони вважають за можливе стягувати плату за цю інформацію.

-- Ми знаємо про цю проблему й зараз намагаємося налагодити ці процеси. Вже зробили це по Запорізькій та Сумській областях. На порядку денному -- всі прифронтові області. І Київ однозначно теж. Є обережний оптимізм, що БТІ почнуть надавати інформацію державним реєстраторам нерухомості, й послуга найближчим часом запрацює, буде укладено договір про інформаційну взаємодію.

Наразі половина БТІ в країні вже підключені. Абсолютний переможець тут -- місто Харків. Там успішно опрацьовано вже 23 тисячі таких заяв. Як правило, всі цифрові послуги ми пілотуємо в Харкові, бо в них хороша команда з цифровізації. Далі Дніпропетровська область -- майже дев'ять тисяч. У Запоріжжі -- майже п'ять тисяч, у Київській області -- 4158, і ми розуміємо, що цього дуже мало.

-- Чи у вашій компетенції напрям безоплатної правової допомоги?

-- Цим активно займається виконувачка обов'язків міністра Людмила Сугак. Але я можу трохи розповісти. Ми аналізували запити, й виявилося, що 80% із них так чи інакше пов'язані з військовими. Тому вирішили зараз сконцентруватися на цій групі й запустити проєкт GGTC (Global Government Technology Centre), який фінансуватиме стартапи, базуючись на штучному інтелекті. На конкурсі проєктів уже було відібрано три компанії, які представили свої рішення. Спеціальна комісія має вирішити, яке з них технологічно найкраще. Але це -- поки що майбутнє.

Які виклики постають перед процесом цифровізації послуг? А як бути з безпекою інформації?

Однією з найсерйозніших проблем стало глобальне падіння всіх реєстрів та систем Міністерства юстиції 19 грудня минулого року, яке стало наслідком потужної та цілеспрямованої хакерської атаки. Це подія не мала аналогів. Відновлення систем зайняло точно місяць. Міністерство юстиції управляє важливими реєстрами та системами, такими як реєстрація народження, смерті, бізнесу та нерухомості, і через це всі ці процеси в країні були призупинені на тривалий час.

Це трапилося ще до мого приходу до міністерства. Але колеги зробили висновки. До кінця цього року ми плануємо розгорнути цільовий профіль безпеки на всі наші реєстри. Простіше кажучи, це суперзахищена система захисту інформації. Наразі в Україні вона є лише в деяких реєстрах Міноборони. Завдяки міжнародним партнерам ми розгорнули резервне хмарне середовище за кордоном. Там зберігається жива репліка -- кожні 10 хвилин уся інформація з усіх реєстрів оновлюється. У випадку будь-якої екстреної ситуації це дозволить нам відновитися дуже швидко.

Завдяки міжнародним партнерам ми здобули п'ять типів ліцензій -- на моніторинг DDoS-атак, на превенцію кіберзагроз та витік даних тощо. Моніторимо в режимі реального часу постійно й невідкладно реагуємо, якщо десь щось виникає.

-- Скільки часу триватиме створення цифрового профілю?

-- Воно триває вже майже рік і скоро завершиться. Систему захисту ми вже розгорнули на тестовому середовищі. Завершується аудит усієї системи. Далі ми подамо декларацію до Держспецзв'язку.

Які насправді ризики витоку інформації?

У цьому житті немає нічого неможливого, проте наш реєстр має найвищий рівень захисту. Жоден сторонній користувач не зможе отримати до нього доступ. Я не очікую жодних значних витоків даних. Ми добре обізнані про всіх, хто має доступ до цієї інформації.

-- Давайте тоді про найближчі плани та послуги, які незабаром мають стати доступними.

Громадські організації. Тестування наближається до завершення, і незабаром послуга стане доступною для всіх користувачів на платформі "Дія" у промисловому середовищі.

Ми плануємо запустити бета-тестування еРозлучень приблизно в лютому-березні 2026 року.

Енотаріат є політично складним проєктом. На даний момент ми завершили лише перший етап тестування. Приблизно третина нотаріусів скористалася системою і провела її тестування. Ми отримали близько 300 відгуків і вдвічі оновили систему. До речі, ми також впровадили резервне збереження копій документів, таких як скани довіреностей.

Щиро вірю, що другий етап тестування з урахуванням усіх доопрацювань відбудеться найближчим часом -- після призначення політичного керівництва. Це -- флагманський загальнодержавний проєкт, і він потребує політичної підтримки.

Які саме послуги будуть охоплені тестуванням?

Що саме ми запускаємо на даний момент? Це поки що не є послугою для громадян, а, можна сказати, особистий кабінет нотаріуса, в якому ми об'єднуємо кілька елементів: реєстр довіреностей, спадковості, нотаріальні бланки, а також перевірка паспортних даних через інтеграцію з демографічним реєстром і податковими номерами. Це значно спростить роботу нотаріусів, оскільки їм не потрібно буде щоразу вручну входити в різні реєстри, що, у свою чергу, заощадить час як для них, так і для громадян.

Наступним кроком стане розробка послуг в "Дії". Неофіційно ми виділили сім найпоширеніших нотаріальних послуг, які маємо намір перевести в онлайн-формат. Першими в черзі будуть довіреності, адже це найбільш затребувана послуга. Щодо заповітів – їх не буде, оскільки це пов'язано з високими ризиками.

Але все це відбудеться лише після відкриття кабінету нотаріуса. Тож очікуємо на призначення нового міністра.

У 2026 році заплановано безліч заходів, серед яких також оновлення актових записів.

-- Ситуацію, коли актовий запис не підтягується в "Дію", дуже сильно видно на відстрочках від мобілізації. Наприклад, у чоловіка троє дітей, і свідоцтво про народження третьої дитини не відображається. Запровадження послуги з актуалізації актового запису виправить цю ситуацію. Або якщо, наприклад, є помилка в прізвищі (у нас досі є записи, оформлені, наприклад, російською чи угорською мовою, відповідно, й видані документи) чи в серії номеру свідоцтва про шлюб тощо. Таких прикладів дуже багато, і в лютому ми збираємося запустити це у два етапи. Спочатку -- найпростіші випадки.

Отже, користувач зможе самостійно виправити помилку в інтернеті?

Отже, вона подає заявку через платформу "Дія", і ця заявка надходить до реєстраторів ДРАЦС у різних областях (всі вони будуть залучені). Вони отримають доступ до архівів, проведуть перевірку та внесуть необхідні корективи.

-- Це дуже корисна послуга.

Нещодавно, готуючи свій виступ на заході, я задумалася про те, що існують медійні послуги, які користуються великою популярністю, а є й такі, про які звичайні громадяни можуть навіть не знати, проте вони відіграють важливу роль для держави. До числа перших відносяться сервіси, як-от єШлюб, єМалятко та реєстрація фізичних осіб-підприємців, які відомі багатьом. Однак, наприклад, інформація про актуалізацію актового запису є менш відомою, і кількість тих, хто нею скористується, напевно, буде значно меншою. Або ж, наприклад, ми плануємо запровадити важливу послугу, що забезпечує прозорість кінцевих бенефіціарних власників, яка є однією з вимог Міжнародного валютного фонду та нашими зобов'язаннями в рамках євроінтеграції. Інформація про бенефіціарів кожної юридичної особи має бути доступною, тому ми розробляємо електронний інструмент для юридичних осіб, який дозволить подавати та оновлювати ці дані. Вони будуть відкритими для публічного доступу через безкоштовний доступ до Єдиного державного реєстру бізнесу.

Ці дві послуги є надзвичайно комплексними. Бенефіціари можуть бути структуровані подібно до матрьошок. В рамках однієї юридичної особи може існувати кілька інших компаній, які також можуть бути зареєстровані, наприклад, на Кіпрі. Наша мета полягає в тому, щоб виявити фізичну особу, що знаходиться в кінці цього складного ланцюга. Реалізація цієї послуги суттєво сприятиме просуванню України у виконанні євроінтеграційних зобов’язань. Ми плануємо її впровадження на 2026 рік, і це одна з ключових послуг для нашої держави.